BANDA ACEH – Tugas HR seperti memperbarui status kerja karyawan, menghitung absensi karyawan, menghitung gaji karyawan berikut dengan variabel lemburnya (lama lembur, jabatan, jenis shift, jenis kelamin), perhitungan izin, sakit dan cuti, serta mendata perlengkapan karyawan, dan sebagainya akan jauh lebih mudah seperti menjentikkan jari ketika Anda sudah mendigitalisasi sistem HR Anda.
Pada Revolusi Industri 4.0 bahwa benar integrasi adalah cara menyelesaikan masalah diatas dengan menjalankan DIGITAL TRANSFORMATION pada sistem HR Anda.
Tetapi sebelum dilakukan pembahasan lebih dalam mengenai Digitalisasi dapat membantu proses HR Anda, coba perhatikan apakah Anda pernah mengalami ini.
Berikut beberapa masalah yang biasa ditemui HRD:
- Adanya Human Error seperti Double Entry
- Sulit menentukan Status data Up to Date berada di siapa dikarenakan tidak adanya sistem yang terintegrasi
- Keakuratan perhitungan Lembur sangat lemah ketika dilakukan secara manual:
a. Pengecekan data in-out lembur pada mesin absen
b. Pengecekan data pada kertas request lembur
c. Pencocokan kedua poin diatas akan memakan waktu jika anda memiliki lebih dari 500 karyawan tentu ditambah resiko human error yang tinggi.
- Kemudian keakuratan perhitungan Gaji antara mesin absen, HRD dengan divisi keuangan sering terjadi ketidakcocokan, bahkan sering terjadi perhitungan ulang untuk menghindari perhitungan gaji yang tidak sesuai. Hal ini biasanya disebabkan 1 data memiliki banyak versi. Versi di HRD berbeda dengan versi di Accounting Department.
Masalah di atas akan Anda temui jika masih menggunakan sistem manual ataupun sistem semi-manual seperti Excel atau Spreadsheet. Bagaimana, sistem HR yang sudah Anda rancang sedemikian rupa saat ini apakah sudah berjalan sesuai dengan target perusahaan?
Berikut study case sebuah perusahaan dengan skenario 25 karyawan melakukan lembur.
Jadwal bekerja mulai pukul 07.00 am – 16.00 pm. Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm. Padahal karyawan menuliskan form lembur 2 jam.
HRD akan mencatat perhitungan lembur berdasarkan form request yg diberikan yang sudah ditandatangani oleh atasannya. Namun jika diteliti terdapat selisih antara mesin absensi dengan form pengajuan lembur, Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm (normal 07.00 am – 17.00 pm). Maka seharusnya perhitungan lembur hanya 1 jam 30 menit.
(Depositphotos)
Bagaimana seharusnya HRD mengambil keputusan, ada 2 cara: a. Agar mudah, mengambil data berdasarkan form request lembur dari karyawan. b. Akan sulit, melakukan pengecekan pada mesin absen setiap karyawan yang lembur di mesin absen pada hari itu dan juga akan menghasilkan perbedaan dari form yang telah ditulis masing masing karyawan.
Jika Rate lembur 2 jam adalah Rp. 70.000 dan 1 jam 30 menit adalah Rp. 50.000 maka akan ada selisih Rp. 20.000. Selisih perbedaan perhitungan akibat ketidak cocokan antara mesin absen dengan form lembur adalah Rp. 20.000. Jika dikalikan sebanyak 25 karyawan maka menghasilkan Rp. 500.000. Jika dikalikan 22 hari kerja maka 22 x Rp. 500.000 = Rp. 11.000.000 per bulan.. Selama 1 tahun sebenarnya perusahaan sudah kehilangan sebesar Rp.132.000.000
Transformasi Digital terbukti meningkatkan 100% efektifitas dalam menjalankan setiap tugas HR Anda. Sudah terbayang berapa besar cost yang muncul ketika Anda melakukannya dengan manual ataupun semi-manual system? Maka dari itu Anda akan sangat membutuhkan aplikasi absen online untuk mengantisipasinya.
Manfaat Aplikasi Absen Online Perusahaan
Absensi adalah sebuah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran. Dalam kegiatan bisnis, pengelolaan absensi karyawan biasanya dilakukan oleh HR. Tak jarang perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual, fingerprint dan aplikasi absen online. Namun masih ada beberapa kendala yang sering terjadi di antaranya adalah data tidak terdokumentasi dengan baik, keamanan data rendah, tidak terstandarisasi, dsb.
Nah, kini dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih muncul aplikasi absen online seperti Talenta by Mekari solusi terbaik untuk memudahkan kinerja HRD.
Berikut ini merupakan beberapa kelebihan dan manfaat bagi perusahaan Anda ketika beralih ke aplikasi absen online yang lebih modern seperti Talenta by Mekari:
1. Akurasi dan Standarisasi Data Terjamin
Seringkali data absensi mudah untuk dimanipulasi, apalagi jika menggunakan absen manual atau aplikasi absen online bisa saja bukti yang dikirimkan tidak realtime, misalnya menggunakan foto pada galeri maka data tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, sedangkan ketika menggunakan aplikasi absen online data yang diperoleh dijamin akurat seperti take foto by camera, penyaringan spot tertentu saja yang dapat digunakan untuk mengakses absensi sehingga dengan menggunakan aplikasi absen online, karyawan benar-benar berada di lokasi yang ditentukan sehingga tingkat kecurangan karyawan dapat diminimalisasikan.
2. Pemantauan Kinerja Karyawan dapat Dilakukan Secara Realtime
Seorang Manajer dapat memantau kinerja karyawan di manapun secara realtime melalui dashboard aplikasi absen online yang telah disediakan, hal ini biasanya dilakukan oleh manajer yang memiliki banyak petugas lapangan, seperti cleaning service, teknisi, kontraktor, dll yang lebih banyak melakukan pekerjaannya di luar dengan tujuan agar kinerja petugas lapangan dapat maksimal. Disebabkan banyak petugas lapangan yang seharusnya dalam 1 hari dapat melakukan kunjungan ke 10 lokasi costumer namun ketika tidak dilakukan pemantauan, hanya melakukan kunjungan ke 5 lokasi saja sehingga akan merugikan perusahaan, kepercayaan customer menurun serta kualitas pelayanan perusahaan menurun.
3. Mobilitas dan Efisiensi Tinggi
Bisa dibayangkan ketika jarak kantor dan lokasi kerja 20 km maka karyawan anda harus datang ke kantor terlebih dahulu kemudian baru ke lokasi pekerjaan akan menghabiskan waktu berapa lama untuk menyelesaikan 1 pekerjaan saja??
Namun dengan adanya aplikasi absen online yang dapat diakses di manapun dan kapanpun menggunakan Smartphone sehingga tidak perlu datang ke kantor terlebih dahulu kemudian antre, dan membuang-buang waktu yang cukup banyak untuk melakukan absensi. Cukup langsung datang ke lokasi kerja yang telah ditentukan kemudian melakukan log in aplikasi absen online di Smartphone masing-masing karyawan dan dapat langsung melakukan pekerjaan. Simple bukan?
4. Mempermudah Evaluasi Kinerja
Data absensi yang awalnya direkap untuk tiap mingguan atau bulannya dengan aplikasi absen online dapat dilakukan kapanpun sehingga evaluasi kinerja karyawan juga dapat dilakukan kapanpun. Lebih mudah juga untuk melihat karyawan yang sering absen jumlah jam kerja karyawan untuk setiap harinya, dan jumlah jam lembur dengan tujuan untuk melihat performa karyawan guna melakukan evaluasi kinerja karyawan apakah sesuai KPI atau tidak dan lebih mudah untuk menentukan langkah strategis selanjutnya yang akan dilakukan pihak manajemen. Sesuai dengan penelitian yang telah dilakukan oleh Safudin dalam sebuah usaha Laundry bahwa absen online berpengaruh positif terhadap kedisiplinan kerja karyawan.
Bagaimana dengan perhitungan gaji yang menggunakan banyak variabel dalam perhitungannya?
Perhitungan Gaji haruslah terintegrasi dengan keseluruhan total jam kerja yang karyawan lakukan selama satu bulan seperti jam kerja rutin, jam kerja lembur, jam kerja di luar kantor, hitungan cuti, izin, pemotongan pajak dan sebagainya.
Kini variabel tersebut seperti laporan cuti, izin, serta total jam kerja bisa di-input atau dipantau langsung dari smartphone karyawan. Jika masih manual, karyawan harus melapor melalui form lalu HRD menginputnya ke dalam komputer.
Selain itu, perhitungan gaji atau disebut payroll, tentunya tiap perusahaan memiliki perbedaan dalam bank payroll yang digunakan. Dengan revolusi industry 4.0 yang terjadi sekarang ini ada baiknya ditunjang dengan system yang benar. Namun apa jadinya bila proses penggajian karyawannya dilakukan secara manual satu per satu, disesuaikan dengan format Bank transfer yang sesuai dengan Bank yang dituju?
Dengan system payroll dari HR System yang dilengkapi oleh fitur-fitur seperti form otomatis yang disediakan HR System maka pekerjaan Anda sebagai HRD akan semakin lebih mudah. Anda akan memiliki banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang lain.
Dengan mengotomatisasi proses-proses HR yang ada di perusahaan, produktivitas HRD pun akan menjadi maksimal. Jika tim HR Anda masih menggunakan tool manual untuk melakukan aktivitas seperti memonitor dengan aplikasi absen online, menghitung gaji, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk berpindah ke HR System yang mengunggulkan fitur otomatisasi dan integrasi.
Apakah perusahaan manufaktur dapat menggunakan HR System yang sudah terintegrasi?
Jawabannya adalah Iya! Perusahaan manufaktur ternama yang memiliki banyak karyawan, akan sangat sulit mendata karyawan seluruh transaksi secara otomatis, akurat dan cepat. Perusahaan besar tentunya tidak lagi menggunakan manual system dalam operasionalnya guna meningkatkan efektifitas dan mengefisienkan produktivitas perusahaan. Solusinya adalah Talenta by Mekari.
Talenta by Mekari adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.
Talenta by Mekari hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations. Saat ini Talenta by Mekari telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000+
Dengan adanya konsolidasi ini, produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh Talenta by Mekari kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan, dengan mayoritas penggunannya berasal dari sektor UMKM.
Fitur Talenta by Mekari:
Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
- Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.
Tertarik mencoba aplikasi absen online Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!
Sumber: Tabloidbintang