BANDA ACEH – Tugas HR seperti memperbarui status kerja karyawan, menghitung absensi karyawan, menghitung gaji karyawan berikut dengan variabel lemburnya (lama lembur, jabatan, jenis shift, jenis kelamin), perhitungan izin, sakit dan cuti, serta mendata perlengkapan karyawan, dan sebagainya akan jauh lebih mudah seperti menjentikkan jari ketika Anda sudah mendigitalisasi sistem HR Anda.
Pada Revolusi Industri 4.0 bahwa benar integrasi adalah cara menyelesaikan masalah diatas dengan menjalankan DIGITAL TRANSFORMATION pada sistem HR Anda.
Tetapi sebelum dilakukan pembahasan lebih dalam mengenai Digitalisasi dapat membantu proses HR Anda, coba perhatikan apakah Anda pernah mengalami ini.
Berikut beberapa masalah yang biasa ditemui HRD:
- Adanya Human Error seperti Double Entry
- Sulit menentukan Status data Up to Date berada di siapa dikarenakan tidak adanya sistem yang terintegrasi
- Keakuratan perhitungan Lembur sangat lemah ketika dilakukan secara manual:
a. Pengecekan data in-out lembur pada mesin absen
b. Pengecekan data pada kertas request lembur
c. Pencocokan kedua poin diatas akan memakan waktu jika anda memiliki lebih dari 500 karyawan tentu ditambah resiko human error yang tinggi.
- Kemudian keakuratan perhitungan Gaji antara mesin absen, HRD dengan divisi keuangan sering terjadi ketidakcocokan, bahkan sering terjadi perhitungan ulang untuk menghindari perhitungan gaji yang tidak sesuai. Hal ini biasanya disebabkan 1 data memiliki banyak versi. Versi di HRD berbeda dengan versi di Accounting Department.
Masalah di atas akan Anda temui jika masih menggunakan sistem manual ataupun sistem semi-manual seperti Excel atau Spreadsheet. Bagaimana, sistem HR yang sudah Anda rancang sedemikian rupa saat ini apakah sudah berjalan sesuai dengan target perusahaan?
Berikut study case sebuah perusahaan dengan skenario 25 karyawan melakukan lembur.
Jadwal bekerja mulai pukul 07.00 am – 16.00 pm. Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm. Padahal karyawan menuliskan form lembur 2 jam.
HRD akan mencatat perhitungan lembur berdasarkan form request yg diberikan yang sudah ditandatangani oleh atasannya. Namun jika diteliti terdapat selisih antara mesin absensi dengan form pengajuan lembur, Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm (normal 07.00 am – 17.00 pm). Maka seharusnya perhitungan lembur hanya 1 jam 30 menit.
(Depositphotos)
Bagaimana seharusnya HRD mengambil keputusan, ada 2 cara: a. Agar mudah, mengambil data berdasarkan form request lembur dari karyawan. b. Akan sulit, melakukan pengecekan pada mesin absen setiap karyawan yang lembur di mesin absen pada hari itu dan juga akan menghasilkan perbedaan dari form yang telah ditulis masing masing karyawan.
Jika Rate lembur 2 jam adalah Rp. 70.000 dan 1 jam 30 menit adalah Rp. 50.000 maka akan ada selisih Rp. 20.000. Selisih perbedaan perhitungan akibat ketidak cocokan antara mesin absen dengan form lembur adalah Rp. 20.000. Jika dikalikan sebanyak 25 karyawan maka menghasilkan Rp. 500.000. Jika dikalikan 22 hari kerja maka 22 x Rp. 500.000 = Rp. 11.000.000 per bulan.. Selama 1 tahun sebenarnya perusahaan sudah kehilangan sebesar Rp.132.000.000
Transformasi Digital terbukti meningkatkan 100% efektifitas dalam menjalankan setiap tugas HR Anda. Sudah terbayang berapa besar cost yang muncul ketika Anda melakukannya dengan manual ataupun semi-manual system? Maka dari itu Anda akan sangat membutuhkan aplikasi absen online untuk mengantisipasinya.
Manfaat Aplikasi Absen Online Perusahaan
Absensi adalah sebuah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran. Dalam kegiatan bisnis, pengelolaan absensi karyawan biasanya dilakukan oleh HR. Tak jarang perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual, fingerprint dan aplikasi absen online. Namun masih ada beberapa kendala yang sering terjadi di antaranya adalah data tidak terdokumentasi dengan baik, keamanan data rendah, tidak terstandarisasi, dsb.
Nah, kini dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih muncul aplikasi absen online seperti Talenta by Mekari solusi terbaik untuk memudahkan kinerja HRD.
